Hai una lista di cose da fare? Certo, la maggior parte di noi lo fa. Ma che dire di una lista di cose da non fare? Si scopre che è almeno altrettanto importante, secondo gli esperti di produttività.
Che cos'è esattamente una lista di cose da non fare? Non è un elenco di cattive abitudini che sei determinato a rompere o comportamenti negativi che vuoi essere sicuro di evitare. È un elenco di attività che potresti pensare di dover svolgere, o che potresti voler svolgere, o che potrebbe esserti chiesto di svolgere da qualcun altro. Ma poiché questi compiti non ti spostano verso nessuno dei tuoi obiettivi più grandi, non nutrono la tua anima e non sono necessari per te, è molto meglio non farli. Dovrebbero essere lasciati incompiuti o dovresti delegarli a qualcun altro.
Le persone di maggior successo che conosco dicono che le grandi carriere nascono da ciò a cui dici di no. Ha senso perché il tempo e l'energia sono una risorsa limitata per ognuno di noi e il modo in cui scegliamo di spendere quella preziosa risorsa conta molto. Consulente di direzione e coach esecutivo scrive nel Harvard Business Review :
Una volta che accetti di avere più da fare che tempo per fare tutto, questo è in realtà un concetto liberatorio. Questa realizzazione ti costringe a riconoscere che ci sono elementi con priorità inferiore che probabilmente non completerai mai. Elimina quelle cose non essenziali, mettile nella lista delle cose da non fare e impegnati a lasciarle andare. Ciò ti impedirà di perdere tempo prezioso a rivalutare continuamente se potresti arrivare a loro che potrebbero essere meglio investiti nel completare effettivamente il tuo lavoro.
quanto è alto cristoforo romero
Una lista di cose da non fare ti porterà chiarezza e pace perché ci saranno meno vergogna e ansia per le cose che pensi di dover fare o, peggio, che hai detto a qualcun altro che farai, ma che hai difficoltà a raggiungere. Porterà anche una maggiore trasparenza e migliorerà le tue relazioni con i tuoi colleghi e clienti perché non farai più promesse che non puoi mantenere.
Può sembrare controintuitivo - sei già abbastanza occupato - ma dedica un po' di tempo, almeno mezz'ora, per creare la tua lista di cose da non fare. La produttività che otterrai ne varrà la pena. Ecco come iniziare:
1. Prepara un elenco generale di candidati per la tua lista di cose da non fare.
Se tieni traccia di come trascorri il tuo tempo (che vale la pena fare), rivedi i tuoi record per vedere a quali attività stai dedicando tempo ogni giorno. Guarda il tuo calendario e tutte le note che potresti avere che faranno luce su come trascorri esattamente il tuo tempo di lavoro. Qualsiasi cosa su cui dedichi del tempo che non si allinea direttamente con i tuoi obiettivi e la visione a lungo termine per te stesso dovrebbe sicuramente essere un candidato. Così dovrebbero essere gli elementi che sono stati nella tua lista di cose da fare per molto tempo, che ti assillano, ma che devi ancora realizzare. Le cose che altre persone ti chiedono di fare dovrebbero essere incluse nell'elenco dei potenziali candidati, a meno che non ti spingano verso i tuoi obiettivi. E infine, qualsiasi compito che ti fa affondare il cuore solo a pensarci dovrebbe essere un candidato per la tua lista di cose da non fare.
2. Poniti alcune domande.
Una volta che hai i tuoi potenziali candidati per l'elenco delle cose da non fare, sfida ciascuno di loro con alcune domande. Prima chiedi: 'Questo compito mi aiuterà a raggiungere i miei obiettivi e contribuirà alla mia visione del successo?' Se la risposta è no, prosegui chiedendo: 'Io o qualcun altro subiremo conseguenze negative significative se questo compito non viene svolto?' 'Questo compito è urgente o importante?' Se anche la risposta a queste ultime due domande è no, quell'attività dovrebbe andare nella tua lista delle cose da non fare.
Se qualcosa sembra urgente o importante o potrebbe avere conseguenze negative se viene annullata, chiediti: 'Devo essere io a svolgere questo compito? O potrei darlo a qualcun altro delegandolo o esternalizzandolo?' Se c'è un modo per affidare questo compito a qualcun altro, dovrebbe andare nella tua lista delle cose da non fare.
3. Prepara alcune risposte.
Il punto centrale dell'elenco delle cose da non fare è che sarai disposto e in grado di dire rapidamente di no alle attività che non si adattano ai tuoi obiettivi a lungo termine e che non devono essere svolte da te. Man mano che nuove attività vengono aggiunte alla tua lista di cose da non fare, è utile essere pronti con alcune risposte rapide nel caso qualcuno (incluso te stesso) ti chieda di fare qualcosa che non si adatta alla tua missione.
Life coach Blaz Kos suggerisce in realtà preparando un testo standard che puoi rapidamente afferrare e inserire in un'e-mail se vuoi rifiutare educatamente una richiesta di fare qualcosa. Potresti anche voler scrivere script che puoi usare di persona o al telefono e inventare alcune cose che dovresti anche essere pronto a dire a te stesso ogni volta che un compito non essenziale alza la sua brutta testa.
4. Ripetere.
Quando sei invitato a svolgere nuovi compiti o quando ti vengono in mente nuove idee che vuoi perseguire, verifica ciascuna di esse rispetto alle domande precedenti. Soddisfa i criteri molto rigorosi per essere inserito nella tua lista di cose da fare o appartiene alla tua lista di cose da non fare? Sii vigile nel proteggere il tuo tempo e la tua energia e usa il tuo standard o script per rifiutare le attività secondo necessità.
Rivedi periodicamente l'elenco delle cose da non fare, almeno una volta al trimestre, suggerisce Kos. Man mano che ci prendi la mano, potresti voler aggiungere più elementi all'elenco. Chissà? Forse un giorno la tua lista di cose da fare sarà più lunga della tua lista di cose da fare.
