Ci sono giorni in cui mi sento affogare nelle e-mail. Non riesco proprio a rispondere a tutti in modo tempestivo. Quindi, quando finalmente riesco a ritagliarmi del tempo per rispondere a quelle e-mail, le mie dita iniziano automaticamente a digitare questa frase: 'Scusa per il ritardo nella risposta...'
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So di non essere solo.
Queste cinque parole sono diventate così comuni nella cultura della posta elettronica, sono state persino l'argomento di una recente rubrica satirica Shouts & Murmurs in Il newyorkese di Susanna Wolff.
Ci scusiamo per la risposta in ritardo. Ho aperto la tua e-mail sul mio telefono mentre il mio appuntamento era in bagno, ma poi ho visto che richiedeva più di una risposta 'sì' o 'no', ho deciso che era troppo lavoro, l'ho contrassegnato come non letto e poi me ne ero completamente dimenticato fino ad ora!
La voglia di inserire un linguaggio di scusa per il ritardo nella risposta in ogni singola email a cui rispondo è forte. Anche se rispondo velocemente come il giorno dopo, sento la voglia di scusarmi per la mia risposta ritardata.
Dobbiamo smetterla di dirlo, come sottolinea Melissa Dahl Scienza di noi . Perché le e-mail sono raramente così urgenti da richiedere che ci scusiamo per aver risposto in modo ritardato. Il vero problema con le scuse per non aver risposto immediatamente a tutte le email? Crea il precedente per cui dovremmo rispondere istantaneamente a ogni e-mail. Se rispondi entro un lasso di tempo ragionevole, cosa c'è da scusarsi?
Ma dal momento che le scuse per la risposta ritardata sono così comuni, come possiamo rompere l'abitudine? Ecco alcune idee.
Blocca il tempo delle tue e-mail
Non possiamo rispondere immediatamente a tutte le e-mail non appena arrivano. Questo ci porta a spremere quelle risposte ogni volta che abbiamo tempo, il che potrebbe essere un po' di tempo, il che può farci cadere nella pericolosa trappola della scusa del ritardo nella risposta.
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Invece, prova a bloccare una certa ora ogni giorno in cui rispondi alle email. Seguendo un sistema di elenchi di cose da fare che bloccano il tempo, puoi ritagliare determinati periodi della tua giornata per determinate attività. Non c'è bisogno di rispondere immediatamente a quell'e-mail, o cercare di ricordarsi di rispondere più tardi. Invece, rispondi durante il periodo di tempo che hai designato per l'invio di e-mail. 'Quando abbiamo tutti i nostri compiti inseriti in una data, un'ora e una durata specifiche, dormiamo più profondamente sapendo che tutto ciò che deve essere fatto è al suo posto', ha detto l'esperto di gestione del tempo Kevin Kruse Azienda veloce .
Smettila di chiedere scusa
Se vuoi fare il tacchino freddo e smettere di scusarti una volta per tutte, c'è un plug-in di Chrome per Gmail che può aiutarti. È un po' come il controllo ortografico, ma invece di rilevare errori di ortografia, rileva parole esatte come 'scusa' e 'solo'. Chiamato Solo non mi dispiace , il plug-in ti avviserà se stai digitando un'email e digita 'scusa' senza pensare troppo al motivo per cui ti stai scusando.
Metti l'onere sul mittente
Alcune email potrebbero richiedere una risposta rapida. Ma è difficile guadare il mare che è la tua casella di posta e sapere esattamente quali sono.
Quindi l'economista comportamentale Dan Ariely ha trovato una soluzione. Per aiutare a dare la priorità all'urgenza delle circa 300 e-mail che riceve al giorno, la sua risposta automatica chiede al mittente di compilare un modulo. Nel modulo, il mittente deve fornire maggiori dettagli sulla sua richiesta, anche entro quando aspetta una risposta. Il numero di persone che richiedono una risposta immediata? Solo il due per cento.
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'Con la posta elettronica, trattiamo tutto come se fossimo di fretta', ha detto Ariely quando era ospite su di Bloomberg Piano di gioco podcast. 'C'è un'enorme differenza tra importante e urgente.'
