Principale Operazioni I migliori software/sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese - 2021

I migliori software/sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese - 2021

Il Tuo Oroscopo Per Domani

Ci sono molte ragioni per le aziende per gestire i file elettronici e digitalizzare i propri documenti. Creare una struttura per organizzare e condividere le informazioni è un vantaggio; così come la riduzione della carta, la creazione di audit trail, la garanzia della conformità normativa e la facilitazione della collaborazione interna ed esterna. I sistemi di gestione dei documenti (DMS) aiutano le aziende a digitalizzare, archiviare, gestire e tenere traccia di documenti, oggetti dati e immagini in formato elettronico. Che si tratti di sistemi, software o soluzioni, le offerte DMS sono dotate di una varietà di funzionalità e cartellini dei prezzi. Abbiamo creato alcune delle migliori categorie per aiutarti a ordinare quella che può essere una serie confusa di opzioni.

Nella nostra recensione, abbiamo trovato una vasta gamma di offerte. Alcuni sistemi si concentrano sull'abilitazione dell'archiviazione, della ricerca, della sicurezza e includono alcune funzioni di revisione e condivisione dei documenti. Altri si estendono oltre il DMS fornendo una moltitudine di campanelli e fischietti (e plug-in) per uno spettro di funzionalità come la creazione di flussi di lavoro, la gestione delle attività, la collaborazione, le regole automatizzate e altro ancora.

Data l'abbondanza di opzioni, determinare il sistema giusto può essere scoraggiante. Abbiamo parlato con Jennifer Pankow, Manager, Client Success, SHI International Corp., che ha contribuito a semplificarla: 'Da una decisione aziendale chiediti 'Che cosa mi porta a migliorare la mia attività oa soddisfare un'esigenza critica?' Questo è ciò per cui aiutiamo i clienti a guardare e mappare una soluzione. Piuttosto che pensare 'Ho bisogno di DMS', chiedi: 'Cosa devo fare?' Quindi restringi la selezione a quale soluzione lo fa e quali pezzi lo fa.'

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Un'altra domanda da considerare è: dove voglio che i miei file vengano archiviati? Esistono tre tipi di DMS: Cloud, on-premise e ibrido.

Nube: Con questo servizio i tuoi documenti sono nel cloud del fornitore, pronti per l'accesso mobile in qualsiasi momento e ovunque tu abbia Internet. L'archiviazione può essere limitata dal contratto (sebbene la maggior parte dei servizi offra una varietà di livelli di archiviazione e prezzi associati), ma spesso è un'opzione conveniente che include la gestione e gli aggiornamenti del sistema e il backup dei file nel cloud.

In sede: Questa opzione consente una maggiore personalizzazione poiché il DMS si trova sul tuo server e non sei limitato all'archiviazione a livello di contratto. Ma il costo iniziale potrebbe intimidire, la manutenzione IT potrebbe essere extra e dovrai implementare un protocollo di backup nel caso in cui il tuo server si interrompa.

Ibrido: Questa combinazione di on-premise e cloud può offrirti la flessibilità di utilizzare il cloud per alcuni tipi di documenti evitando la migrazione di contenuti legacy a cui non è necessario l'accesso mobile.

Quando si esaminano le opzioni DMS, i fattori chiave da considerare sono:

Sicurezza: Un aspetto è la tua capacità di controllare l'accesso e impostare le autorizzazioni per documenti e file all'interno del sistema. È importante valutare come questi file vengono condivisi in modo sicuro internamente ed esternamente. Un altro aspetto è il livello di sicurezza che protegge i tuoi dati in cui sono archiviati. Se stai cercando una soluzione cloud, assicurati che la sicurezza del fornitore per i suoi data center sia sufficiente per proteggere i tuoi dati e conforme a qualsiasi normativa per il tuo settore.

Scansione: Se stai affogando nella carta, trova un sistema che consenta la scansione di grandi quantità di documenti con funzionalità per la denominazione e l'archiviazione automatizzate. Una potenziale funzionalità, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), trasforma i documenti scansionati in file modificabili e ricercabili.

Ricerca: È consigliabile assicurarsi che, indipendentemente dal modo in cui il sistema organizza i file, le funzionalità di ricerca consentono ricerche di parole chiave full-text all'interno dei file (non solo per titolo).

Accedi, Modifica, Monitora: Quanto sono ampie le esigenze della tua azienda per la creazione, l'accesso e la modifica dei documenti? Quando si esamina un DMS, guardare:

  • Impostazioni di accesso/autorizzazione a documenti e file, ad es. vengono assegnati ruoli, l'accesso è impostato per documento, cartella o entrambi, è possibile impostare le autorizzazioni per individui e gruppi?
  • Condivisione/modifica di file, ovvero c'è un check-in/out, più utenti possono modificare contemporaneamente?
  • Monitoraggio e monitoraggio, ad esempio, puoi vedere chi ha visualizzato il documento, ottieni un registro di attività/controllo, puoi impostare avvisi?
  • Controllo della versione, ovvero è possibile visualizzare la cronologia delle versioni, in che modo il sistema garantisce che venga utilizzata la versione più recente, è possibile accedere alle versioni precedenti?
  • Creazione, assemblaggio e archiviazione, ovvero quali caratteristiche sono presenti per tutta la durata del documento dalla creazione all'archiviazione?

Collaborazione: Quanta collaborazione interna ed esterna hai bisogno di potenziare? Sebbene il controllo della versione, la modifica e la firma elettronica possano essere funzioni DMS abbastanza standard, alcuni sistemi includono flussi di lavoro, creazione condivisa, gestione delle attività, avvisi, messaggistica e altro.

Facilità d 'uso: Vuoi un'adozione del sistema il più vicina possibile al 100%. Assicurati che gli strumenti e l'interfaccia siano facili da usare e intuitivi, in modo che il tuo team possa utilizzarli facilmente.

Mobilità: Se l'accesso mobile è una priorità, trova un sistema compatibile con tutti i dispositivi. Considerane uno che abbia un'app che replica l'esperienza desktop.

Integrazione: C'è un'ampia varietà di capacità di integrazione tra le offerte DMS che abbiamo esaminato. Scopri con quali sistemi avrai bisogno che il tuo DMS si integri. Ad esempio, il tuo desiderio di evitare di dover spostare file dall'archivio cloud esistente, ad esempio Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, ecc., o la tua necessità di connetterti con il tuo CRM, sistema di gestione dei contenuti o software di contabilità può guidare la decisione del tuo fornitore .

Supporto: Come con qualsiasi servizio del fornitore, assicurati di aver compreso come viene fornito il supporto. La maggior parte dei fornitori che abbiamo recensito aveva diverse opzioni di supporto tra cui e-mail, chat online e telefono, anche se a volte gli orari erano limitati. Alcuni offrono solo supporto tramite un sistema di ticket. Selezionane uno che si adatti al livello e al tipo di supporto di cui avrai bisogno.

Prezzo: Il prezzo del DMS varia in base al fornitore e al servizio. Come accennato in precedenza, il DMS in sede ha un costo iniziale notevole. Tuttavia, con il servizio cloud probabilmente pagherai una tariffa mensile o annuale determinata in base all'utente/mese o alla capacità di archiviazione e funzionalità aggiuntive potrebbero aumentare i costi. Quindi, considera i tuoi costi correnti e gli eventuali aumenti che si verificheranno se le tue esigenze aumentano.

Nota del redattore: cerchi un software di gestione dei documenti per la tua azienda? Se desideri informazioni che ti aiutino a scegliere quello che fa per te, usa il questionario qui sotto per avere il nostro partner, BuyerZone, fornirti informazioni gratuitamente:

Nella nostra ricerca del DMS 'Best of', abbiamo trovato candidati qualificati in diverse categorie:

Vincitore assoluto, miglior software/sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese: eFileCabinet

eFileCabinet ottiene il nostro voto come miglior vincitore assoluto per il software/sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese 2018. DMS è esclusivamente ciò che fa eFileCabinet. Si tratta di un'offerta solida che ne promuove la facilità d'uso, l'accesso mobile, la ricerca avanzata 'non perdere mai nulla' e gli elevati livelli di sicurezza.

Professionisti: Esiste un'ampia offerta di funzionalità DMS con l'aggiunta di nuove funzionalità come il flusso di lavoro (attualmente disponibile in versione beta). Sicurezza e conformità sono aree di interesse.

Contro: L'assistenza clienti, sebbene rapida nel rispondere tramite telefono, e-mail o chat, è disponibile solo durante l'orario lavorativo. Inoltre, questa non è l'opzione DMS meno costosa; ma nemmeno il più costoso.

Vedi la nostra recensione completa su eFileCabinet.

I migliori software/sistemi di gestione dei documenti gratuiti per le piccole imprese: Zoho Docs

Sebbene molti fornitori di DMS offrano prove gratuite, le versioni gratuite sono rare. Quelli che abbiamo trovato spesso consentiti solo per un singolo account utente. L'offerta gratuita di 5 GB di spazio di archiviazione/utente per un massimo di 25 membri del team ha fatto guadagnare a Zoho Docs il riconoscimento come miglior software gratuito di gestione dei documenti per le piccole imprese 2018.

Professionisti: Zoho Docs promuove una forte sicurezza e conformità, ha un'interfaccia utente amichevole, forum online per il supporto e molte delle funzionalità dei servizi a pagamento che abbiamo recensito.

Contro: Zoho Docs, come Google Docs, ha un proprio formato per i file. Alcuni utenti hanno commentato che lavorare con i documenti di Word in questo sistema è più impegnativo di quanto vorrebbero.

Leggi il nostro completo Recensione di Zoho Docs .

Miglior software/sistemi di gestione dei documenti per il servizio clienti: eFileCabinet

eFileCabinet ottiene il nostro voto come miglior software/sistema di gestione dei documenti per il servizio clienti nel 2018. Sebbene questo DMS possa costare un po' di più di alcuni concorrenti, diverse recensioni degli utenti affermano che ne vale la pena a causa delle persone e del servizio clienti. Il Customer Success Team si impegna affinché ogni nuovo cliente riceva una chiamata subito dopo l'acquisto per assicurarsi che comprenda appieno il prodotto e che la sua azienda possa trarne vantaggio.

Professionisti: Quando abbiamo contattato il servizio clienti tramite i loro tre metodi, ovvero chat, telefono ed e-mail, abbiamo ricevuto una risposta molto rapidamente e i rappresentanti sono stati amichevoli, professionali e disponibili.

Contro: L'assistenza clienti è disponibile solo durante l'orario lavorativo (8:00 - 17:00 MT) dal lunedì al venerdì.

Vedi la nostra recensione completa su eFileCabinet.

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Miglior software/sistemi di gestione dei documenti per la collaborazione: SharePoint

SharePoint, un DMS di Microsoft, include molte funzionalità che interesseranno le aziende oi team che necessitano di collaborare in modo efficiente. Progettato con l'intenzione di 'potenziare il lavoro di squadra' e 'collaborazione senza soluzione di continuità all'interno dell'organizzazione', SharePoint è la nostra scelta per il miglior software/sistema di gestione dei documenti per la collaborazione 2018.

Professionisti: In quanto prodotto Microsoft, SharePoint offre elevati livelli di sicurezza e supporto clienti con una gamma di fasce di prezzo. Le capacità sembrano quasi infinite se si considera la suite completa di offerte Microsoft con cui SharePoint si integra.

Contro: Molte recensioni indicano che per utilizzare appieno l'esperienza e la personalizzazione di SharePoint sono necessarie. Ciò potrebbe potenzialmente rendere la soluzione troppo lunga e costosa per le piccole imprese.

Vedi la nostra recensione completa su SharePoint.

I migliori software/sistemi di gestione dei documenti per studi legali: M-Files

Poiché gli studi legali si occupano di una tonnellata di scartoffie, in gran parte contenenti informazioni riservate e sensibili, ci sono ulteriori considerazioni per la selezione di un DMS. Secondo un articolo dell'ABA Journal, ' Ecco i dettagli legali sul software di gestione dei documenti ,' i componenti di gestione dei documenti nel software di gestione degli studi che uno studio legale attualmente utilizza possono essere sufficienti per studi individuali o piccole imprese in aree di attività che non sono pesanti per la documentazione. Ma per le piccole aziende che gestiscono enormi quantità di documenti, trovare un sistema autonomo in grado di integrarsi bene con il software di gestione e contabilità esistente può essere estremamente vantaggioso. A causa della sua tecnologia innovativa, sicurezza, supporto per la conformità dei dati e capacità di integrazione, la nostra selezione per i migliori software/sistemi di gestione dei documenti per studi legali è M-Files.

Professionisti: Oltre alle solide funzionalità DMS come le funzionalità di scansione, l'OCR per l'organizzazione e la ricerca e il controllo degli accessi, questa tecnologia offre flussi di lavoro per l'approvazione dei contratti agli studi legali e supporta l'eDiscovery.

Contro: M-Files non offre pacchetti preconfigurati come fanno alcuni concorrenti, quindi è difficile valutare quale sarà il costo per un piccolo studio legale per ottenere le funzionalità di cui ha bisogno. Le soluzioni sono personalizzate per ogni cliente e il prezzo parte da $ 2.000 all'anno.

Leggi la recensione completa di M-Files.

Altri servizi di gestione dei documenti

Oltre a quelle che abbiamo selezionato nelle nostre categorie Best Of, ecco altre aziende che abbiamo recensito:

Dokmee descrive la sua offerta come un sistema di gestione dei documenti sicuro e facile da usare progettato per una varietà di scopi, tra cui l'acquisizione e l'archiviazione di documenti, la ricerca e il recupero e la condivisione di file.

Un sito La suite di gestione dei documenti viene utilizzata da società di architettura, ingegneria e costruzioni per flussi di lavoro, gestione delle informazioni e conformità agli standard globali.

DocuWare Cloud digitalizza i processi cartacei, consente la configurazione di flussi di lavoro personalizzati e si integra con ERP, CRM e altri sistemi.

Adobe Document Cloud include Acrobat DC per la produttività PDF e Adobe Sign per la firma elettronica integrata.

Affari di alto livello , precedentemente YouSendIt, comprende le loro offerte di condivisione file e collaborazione creativa.

Ascencio ONLYOFFICE fornisce editor di documenti online e strumenti aziendali di produttività tramite Cloud o rete privata.

Alfresco One di Alfresco Software, Inc. è una piattaforma ECM (Enterprise Content Management) che include la gestione dei documenti, la collaborazione e l'automazione dei processi.

Metodologia

Abbiamo utilizzato un'ampia revisione dei termini di ricerca, delle tendenze sociali e della ricerca web per restringere il nostro elenco di offerte DMS. Abbiamo intervistato professionisti dei servizi ai clienti che hanno esperienza nell'utilizzo di DMS e nell'assistenza ai clienti nelle decisioni relative alla gestione dei contenuti o all'acquisto di software. Con la nostra selezione ristretta, abbiamo quindi esaminato il sito Web di ciascuna azienda e guardato demo o registrato per le prove e confrontato le offerte in particolare per tipo di servizio, prezzi, servizio clienti, scalabilità, funzionalità, facilità d'uso, recensioni dei clienti, sito Web aziendale e tecnologico recensioni e premi. Per qualsiasi informazione mancante abbiamo contattato l'azienda. In questo processo, non solo abbiamo colmato le lacune informative, ma abbiamo anche valutato la loro velocità e completezza di risposta.

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Nota del redattore: cerchi un software di gestione dei documenti per la tua azienda? Se desideri informazioni che ti aiutino a scegliere quello che fa per te, usa il questionario qui sotto per avere il nostro partner, BuyerZone, fornirti informazioni gratuitamente:

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