Confermare immediatamente la ricezione di ogni reclamo via e-mail. Il tuo primo contatto dovrebbe essere un messaggio di posta elettronica (o una telefonata, se il reclamo lo giustifica) per informare il cliente che hai ricevuto il reclamo, che sei sufficientemente preoccupato per il problema da contattare il cliente e che il tuo Il team del servizio clienti sta lavorando per risolvere il problema.
Ecco un esempio di messaggio di posta elettronica che puoi utilizzare per confermare la ricezione di un reclamo del cliente.
A: Andrea@customer.com
Da: Jvirtual@acmesports.com
Oggetto: Reclamo
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Gentile signora Jones:
Abbiamo ricevuto il tuo reclamo e il nostro team di assistenza clienti sta ora esaminando il problema. Grazie per aver portato questo problema alla nostra attenzione.
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Entro [identifica un lasso di tempo che sia breve e realizzabile] forniremo una risposta più sostanziale al tuo problema e una soluzione adeguata.
Grazie per aver acquistato su Acmesports.com.
I migliori saluti,
Giovanni virtuale
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