Mentre non siamo ancora controllare robot umanoidi dalla comodità delle nostre case come i personaggi del film del 2009 surrogati , sempre più le nostre interazioni quotidiane, sia professionali che personali, sono condotte attraverso mezzi virtuali.
Poiché gli imprenditori abbracciano gli eventi virtuali come un metodo conveniente per raggiungere una miriade di obiettivi, tra cui webinar, formazione e conferenze, è importante garantire che una comunicazione efficace non venga scambiata per risparmi sui profitti. Sebbene sia improbabile che l'incontro virtuale sostituisca completamente la necessità per gli imprenditori di incontrarsi di persona, la sua facilità di adozione e convenienza può servire a migliorare la produttività della tua azienda. Tuttavia, le riunioni virtuali non sono l'ideale per ogni situazione, quindi sapere quando e come utilizzare questa tecnologia è fondamentale.
Donna Dennis, presidente di Leadership Solutions Consulting, creatrice e facilitatrice di Associazione americana di gestione il seminario di tre giorni su Leader di team virtuali e remoti , afferma che la tecnologia è diventata l'obiettivo principale; da qualche parte tra i BlackBerry delle persone e la posta elettronica, molti leader hanno perso di vista le relazioni. 'Ora l'attenzione è concentrata sulla gestione delle attività, delle relazioni e della tecnologia', afferma Dennis, che approfondisce ulteriormente nel suo libro di prossima uscita Gestione della conoscenza ed e-learning.
Lee E. Miller, allenatore influente e autore di UP: Influenza, potere e prospettiva U: l'arte di ottenere ciò che vuoi , aggiunge, 'L'errore più grande che le persone fanno è presumere che influenzare quando ci si incontra faccia a faccia sia lo stesso che influenzare quando si interagisce virtualmente. Non è. Le regole sono diverse perché le persone rispondono in modo diverso quando interagiscono virtualmente.'
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a condurre una riunione virtuale di successo.
5 suggerimenti per condurre una riunione virtuale: come prepararsi
'La prima cosa che facciamo prima di decidere quali tecnologie e software saranno necessari è decidere chi è il pubblico partecipante e quali informazioni vengono condivise', afferma Drew Bowers, uno psicologo ricercatore nello Human Factors Group dell'Università di Dayton Research Institute. 'Abbiamo scoperto che è meglio per i presentatori progettare i propri dati o la presentazione in base all'ambiente in cui si presenteranno, oppure scegliere l'ambiente migliore per rappresentare i dati di cui dispongono.' Bowers afferma: 'Non puoi semplicemente fare una presentazione che hai tenuto di fronte a un pubblico dal vivo a una conferenza e lanciarla su un monitor video per un pubblico virtuale e aspettarti gli stessi risultati, perché sei limitato, in una certa misura , nel modo in cui puoi interagire con il tuo pubblico virtuale.
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Dennis fa notare che quando si pianifica una riunione in un luogo fisico, si può essere più disinvolti riguardo all'agenda della riunione e alla fornitura dei materiali. Hai anche il vantaggio di aggiornare i partecipanti nel corridoio, alla macchina del caffè, ecc. Tuttavia, una riunione virtuale di successo richiede una preparazione molto più anticipata. Colaric consiglia di pianificare gli incontri virtuali con largo anticipo. 'Invia l'agenda in anticipo, crea elementi visivi per rafforzare il tuo messaggio e inoltrali a tutti prima della riunione, invita i membri di ogni squadra che devono essere coinvolti', afferma.
Inoltre, assicurati di inviare le informazioni di accesso (codici di accesso, URL e numeri di chiamata) con almeno un giorno di anticipo in modo che i partecipanti possano verificare eventuali download di software necessari. Potresti anche chiedere ai partecipanti di accedere almeno 15 minuti prima dell'inizio per testare la connettività, suggerisce Laura Stack, autrice e presidente di The Productivity Pro, una società di formazione sulla gestione del tempo. «Fai l'appello e verifica che tutto funzioni. Rivedere la cronologia. Fornisci un metodo per raggiungerti offline in caso di problemi con un membro del panel, afferma Stack.
Nota: Se stai ospitando un singolo presentatore con un vasto pubblico in sintonia, allora è una buona idea avere un facilitatore designato per assistere il presentatore principale. Il facilitatore può supportare i partecipanti con problemi tecnici e monitorare qualsiasi domanda di chat che arriva. Avere il presentatore che prova a leggere le domande di chat rallenta il flusso della presentazione.
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5 suggerimenti per condurre una riunione virtuale: strumenti tecnici e requisiti
La bellezza della tecnologia per riunioni online è che anche l'operazione più alle prime armi e essenziale può usarla. Tutto ciò che serve è una connessione Internet, audio (dagli altoparlanti del computer, dal microfono o tramite telefono) e una webcam (autonoma o integrata con il monitor/laptop). I gruppi più numerosi potrebbero anche aver bisogno di uno schermo di proiezione o di un grande monitor TV.
Quando si sceglie un servizio, pensare 'in piccolo', afferma Susan Colaric, vicepresidente assistente per la tecnologia didattica presso la Saint Leo University di Saint Leo, in Florida. 'Le conferenze web più efficaci sono quelle che utilizzano solo la tecnologia necessaria. KIS-;renderlo semplice-; è il modo migliore per far sì che le persone si concentrino sul tuo messaggio e non sulla tecnologia.' Alcuni prodotti web online includono Adobe Acrobat Connect , Andare alla riunione , Microsoft Office Live Meeting e WebEx .
Gli imprenditori devono anche essere consapevoli che non tutti i sistemi di videoconferenza funzioneranno insieme. Evita l'imbarazzo di ritardi e problemi tecnici testando la connettività di tutti i siti prima della riunione. 'Cercare di utilizzare un sistema video analogico da un lato e un sistema digitale dall'altro può causare una moltitudine di problemi, e anche la conferenza da digitale a digitale può essere problematica se un vecchio programma software necessita di un aggiornamento prima di poter parlare con 'un programma più recente', afferma Bowers.
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5 suggerimenti per condurre una riunione virtuale: rimani concentrato
Rick Maurer, autore di Oltre il muro della resistenza e Perché non vuoi quello che voglio io? consiglia agli utenti di rimuovere le distrazioni. Il vantaggio delle riunioni virtuali è la possibilità di tenerle quasi ovunque; lo svantaggio delle riunioni virtuali è anche la possibilità di tenerle quasi ovunque. I partecipanti alla riunione online possono chiamare o accedere dalla caffetteria locale, dalle lounge aeroportuali, dagli uffici domestici, ecc. Per ridurre al minimo il rumore di sottofondo o 'rumore della strada' (non vuoi che tuo figlio, un animale domestico o i telefoni che squillano diventino l'obiettivo) scegli di 'disattivare l'audio di tutti i partecipanti e rispondere solo alle domande tramite la chat', afferma Stack.
Maurer sconsiglia anche di cercare di spremere più cose in un unico incontro. 'Mantieni l'attenzione su uno o due argomenti. Se devi coprire più articoli, dai alle persone il tempo di allungare, fare una pausa per il bagno o rifornirsi di caffè. Mantieni ogni segmento della riunione breve, non più lungo di 30 minuti.'
Nota: Le camicie a righe non trasmettono bene sulla fotocamera né i gioielli grandi e lucenti. Entrambi possono distrarre visivamente. Cerca di ridurre al minimo i movimenti del corpo poiché un movimento eccessivo può effettivamente degradare la qualità del video.
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5 consigli per condurre una riunione virtuale: etichetta
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'La chiave per una videoconferenza o una conferenza telefonica di successo è ricordarsi di essere in riunione', sottolinea Colaric. 'Dedica tutta la tua attenzione ai partecipanti come faresti se fossi nella stessa stanza. Non lasciarti distrarre da e-mail, navigazione sul Web o messaggi di testo. Cerca di non mangiare o bere in modo da essere preparato se le domande sono rivolte a te.'
Una buona regola pratica? Colaric dice: 'Quando entri nella stanza presumi sempre che i microfoni siano già attivi in altre posizioni! Questo aiuta a prevenire che qualsiasi conversazione estranea pre-riunione venga trasmessa quando potresti non volerlo.'
Sottolinea inoltre che le riunioni di videoconferenza dovrebbero effettivamente muoversi a un ritmo leggermente più lento di una riunione tipica a causa di un ritardo di due o tre secondi per la comunicazione della maggior parte dei sistemi. Se stai conducendo la riunione, assicurati che ci siano pause sufficienti dopo aver posto una domanda. Se sei un partecipante, porta l'attenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo segnalando con la mano o dicendo 'domanda' o 'commento' e poi aspettando un paio di secondi prima di continuare.'
I partecipanti dovrebbero anche stabilire un contatto visivo guardando nella telecamera. Renderà più naturale la conversazione tra i partecipanti. Quello che segue è un breve cheat sheet sull'etichetta:
Le 8 cose da fare per il galateo in videoconferenza
Sii cortese con gli altri partecipanti
Parla chiaramente
Mantieni i movimenti del corpo minimi
Muoviti e gesticola lentamente e naturalmente
Mantieni il contatto visivo guardando nella telecamera
Vestiti in modo appropriato
Rendi la sessione animata
Sii te stesso e divertiti!
Le 7 cose da non fare del galateo in videoconferenza
Non emettere suoni che distraggono
non gridare
Non fare movimenti che distraggono
Non interrompere gli altri oratori
Non portare avanti conversazioni secondarie
Non indossare gioielli 'rumorosi'
Non coprire il microfono
Fonte: Ufficio di tecnologia dell'informazione dell'Università St. Leo
Nota: Se la tua attività commerciale a livello globale, controlla siti come executiveplanet.com e kissbowshakehands.com per le risorse sull'etichetta aziendale internazionale.
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5 suggerimenti per condurre una riunione virtuale: coinvolgimento dei partecipanti
Dennis dice che c'è una tendenza nelle riunioni virtuali a lanciarsi direttamente nel compito, il che può influire negativamente sulla costruzione delle relazioni. Consiglia di rompere il ghiaccio girando per la stanza 'virtuale' e chiedendo a tutti di presentarsi e condividere qualcosa del loro fine settimana, o parlare di qualcosa che non vedono l'ora, per aggiungere un elemento sociale al procedimento. 'Tutto quello che puoi simulare dagli incontri faccia a faccia va bene.'
Stack dice di incoraggiare i partecipanti a inviare le loro domande sull'argomento prima dell'inizio del programma. Raccomanda anche altri metodi per mantenere il pubblico coinvolto durante il webinar, come partecipare a un sondaggio o fare una domanda e chiedere risposte tramite chat.
Colaric suggerisce di porre domande frequenti sia per coinvolgere i partecipanti remoti sia per mantenere attiva una connessione personale. Ma, sottolinea, sii esplicito nelle tue domande. 'Fai una domanda specifica a una persona specifica. Fare domande aperte a un vasto pubblico remoto spesso si tradurrà in 'aria morta' e quindi più persone che parlano contemporaneamente.'
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