Stai assumendo assistenti personali che Salva tempo o chi ti costa tempo?
Di recente, ho invitato trentacinque dei miei migliori clienti di business coaching in un ritiro privato a Jackson Hole, nel Wyoming, dove vivo. Stavamo discutendo i vari aspetti della leadership - i modi in cui gli imprenditori possono creare vantaggi strategici e risultati rivoluzionari per se stessi e le loro aziende - quando qualcuno mi ha chiesto di gestione del tempo .
Quella domanda ha suscitato una vivace conversazione sui modi migliori che ognuno di noi aveva trovato per sfruttare il proprio tempo. Ed è diventato chiaro che gli imprenditori di straordinario successo che avevamo in quella stanza stavano perdendo tempo prezioso perché i loro assistenti non erano abbastanza capaci o sufficientemente autorizzati a svolgere il lavoro richiesto loro. Così ho iniziato a parlare dell'importanza di assumere assistenti che meglio si adattano alle tue esigenze e di cosa puoi fare per aiutarli ad aiutarti.
In venticinque anni in diverse aziende e in diverse città, ho avuto assistenti che hanno lavorato dal mio ufficio, assistenti che hanno lavorato a distanza, ma localmente, e assistenti che hanno lavorato letteralmente a mille miglia di distanza da me. Nel processo, ho scoperto che ci sono davvero quattro livelli di assistenti. E che assumere il giusto tipo di assistente è fondamentale per sfruttare il tuo tempo.
Livello 1: Il Gofer
Gli assistenti di questo primo livello richiedono istruzioni dirette e una stretta supervisione. Possono spostare oggetti dal punto A al punto B. Possono inviare e-mail per tuo conto, quando gli viene detto esattamente cosa scrivere. Possono prendere trascrizioni e scansionare documenti e archiviare quei documenti in cartelle secondo le tue istruzioni. Con i gofer, stai dando loro indicazioni in ogni fase del percorso
Quindi risparmi alcuni tempo - dopo tutto, il tuo gofer è quello che è in realtà facendo il compito - ma, in realtà, devi fare tutto il loro pensiero per loro. Il che pone un duro limite alla quantità di tempo che puoi davvero sfruttare lavorando con un gofer.
Questo ovviamente non è il tipo di assistente personale che dovresti assumere.
Livello 2: L'assistente amministrativo
Un assistente amministrativo o 'amministratore' è qualcuno che può gestire bene molti compiti, purché ci sia un processo chiaro definito per loro e quei compiti siano ben entro i limiti di ciò che si aspettano o di ciò che sono abituati a gestire .
La buona notizia è che gli amministratori sono notevolmente più autonomi dei gofer. Gli amministratori possono davvero aiutarti a sfruttare il tuo tempo purché seguano processi e procedure noti per ottenere risultati noti. Eccellono con compiti concreti e definiti.
Ma si mettono nei guai quando le cose diventano ambigue, quando viene chiesto loro di gestire compiti in cui il successo non è garantito. Hanno paura di sbagliare. Hanno paura di sbagliare. Perché sanno che saranno ritenuti responsabili dei loro errori. Potrebbero finire nei guai. Sono riluttanti a usare la loro discrezione.
Quindi gli amministratori possono aiutarti a sfruttare molto più del tuo tempo rispetto ai gofer, ma rifuggiranno dalle attività in cui l'aiuto potrebbe essere più prezioso.
Livello 3: L'assistente esecutivo
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Gli assistenti esecutivi non si lasciano scoraggiare dall'incertezza. Possono prendere un incarico poco chiaro e effettivamente capire, entro certi limiti, come farlo funzionare. Possono gestire compiti che sono abbozzato invece di essere ingegnerizzato.
Gli incarichi ingegnerizzati - i tipi di incarichi con cui gli assistenti amministrativi si sentono più a loro agio - sono davvero ben elaborati. I passaggi necessari sono chiaramente indicati in anticipo.
Al contrario, quando assegni a un assistente esecutivo un compito abbozzato, di solito dici qualcosa del tipo: ' Ecco cosa sto cercando di realizzare. Eccone un paio variabili in gioco. Ecco alcune cose che potresti voler prendere in considerazione . voi scopri il resto .'
Gli assistenti di direzione sono altamente autonomi; hanno solo bisogno di aiuto per capire il contesto delle tue richieste. Hanno bisogno di una certa quantità di informazioni di base per aiutarli a prendere buone decisioni per tuo conto. Hanno bisogno che tu comunichi le tue aspettative e preferenze.
Ad esempio, quando si tratta di viaggiare, vorrai far loro sapere a quali condizioni preferisci passare a un servizio aereo di classe superiore, che tipo di hotel ti piace e in quali tipi di quartieri preferisci soggiornare.
Quel contesto può anche andare molto più in profondità. Da parte mia, mi piace avere il mio assistente esecutivo nella mia casella di posta. In parte è utile perché riduce il numero di e-mail che devo gestire: se ricevo un centinaio di e-mail al giorno, direi che il mio assistente esecutivo ne gestisce, ridistribuisce o elimina da cinquanta a settanta.
Ma averla lì è utile anche perché vede il contesto della mia attività. Poiché sa su cosa sto lavorando e con chi, può prendere decisioni migliori su chi dovrebbe incontrarmi. Ad esempio, se vede che sto scambiando molte email con Joe su un particolare progetto e poi Joe chiede un incontro e dice che deve avvenire prima di una certa scadenza, può determinare che il progetto è davvero importante per me e che probabilmente anche l'incontro lo è. Quindi prenderà l'iniziativa di organizzare quell'incontro per me e mi scriverà semplicemente una nota che dice: ' Joe ha detto che aveva davvero bisogno di incontrarti prima di questa scadenza, quindi l'ho fatto accomodare per mezz'ora, dalle 2:45 alle 3:15 .'
Gli assistenti esecutivi possono davvero aiutarti a sfruttare il tuo tempo, purché fornisci loro un buon contesto.
Livello 4: il capo di stato maggiore o L'Esecutivo
Infine abbiamo il capo di stato maggiore o, nell'esercito, l'ufficiale esecutivo. Questo assistente è come un COO personale per le tue attività commerciali. Capiscono i tuoi obiettivi. Sanno chi sono tutti i giocatori chiave. E sono in grado di ottenere risultati da soli mentre si tolgono gran parte, o anche la maggior parte, del carico amministrativo dalle tue spalle.
Un capo dello staff prenderà l'iniziativa ed effettivamente seguirà e verificherà i tuoi rapporti diretti per tuo conto. Mentre un assistente amministrativo o esecutivo potrebbe prendere appunti durante una riunione, il tuo capo del personale individuerà gli elementi che devono essere seguiti e lo farà da solo. Il tuo capo dello staff si prenderà la responsabilità di tornare con Cindy dopo l'incontro per assicurarsi che abbia davvero avuto un passaggio pulito di quei quattro elementi e poi ricontrollare due giorni dopo per vedere come se la cava su di loro.
Sfortunatamente, la maggior parte delle persone assume gofer e assistenti amministrativi, persone che possono aiutare solo con compiti chiaramente definiti. Ma come imprenditori, la maggior parte di noi non è troppo orientata al processo; viviamo in un mondo che è più sfocato. E quindi abbiamo davvero bisogno, come minimo, di un assistente esecutivo in grado di gestire situazioni più ambigue.
E mentre i capi dello staff sono fantastici, di solito li troverai solo nelle aziende a media capitalizzazione e più grandi. Se hai un'azienda più piccola, probabilmente avrai un capo di stato maggiore nella tua squadra, ma non sarà assegnato esclusivamente a te. Potrebbero invece eseguire le tue operazioni o, se la tua attività è un po' più grande, potrebbero essere il tuo COO.
Ed è anche una cosa importante da notare che questi titoli sono arbitrari. Un sacco di persone che sono intitolate 'Assistenti esecutivi' sono in realtà solo gofer. E molte persone che vengono assunte come gofer si comportano davvero a livello di assistente esecutivo. (Quest'ultimo è particolarmente comune nel mondo dello spettacolo.)
Quindi, mentre pensi di assumere il tuo prossimo assistente, considera quale tipo di assistente ti serve. E, qualunque cosa tu decida, assicurati di cercare quelle qualità durante le interviste.
Infine, un consiglio da professionista: assumi qualcuno con un po' più di capacità di quanto pensi di aver bisogno. Dopotutto, vuoi che la tua azienda cresca, vero?
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